Ako obstarávať kancelárske potreby

Štandardný proces obstarávania
Konsolidácia a schválenie požiadaviek
Oddelenia predkladajú zoznamy požiadaviek s uvedením názvov položiek, špecifikácií a množstiev. Po podpísaní vedúcimi oddelení sú tieto konsolidované administratívnym oddelením do plánu obstarávania na schválenie dozorným výkonným orgánom; nákupy s vysokou{1}}hodnotou vyžadujú kontrolu a schválenie riadiacim výborom.

Výber dodávateľa a porovnanie cien
Uprednostnite predajcov s dobrou povesťou a rýchlymi dodacími lehotami. Pri bežných nákupoch porovnajte aspoň troch dodávateľov a vyhodnoťte ich na základe kvality, ceny a služieb; pre hromadné položky zvážte podpísanie ročných dodávateľských zmlúv, aby ste si zabezpečili dlhodobé-zľavy.

Vykonávanie, kontrola a skladovanie
Po schválení pokračujte v nákupe. Pri dodávke sklad overí množstvo, kvalitu a špecifikácie podľa zoznamu objednávok; po potvrdení sa položky zapíšu do inventára a uchovávajú sa záznamy o kontrole.

Vysporiadanie a archivácia
Finančné oddelenie spracováva platby na základe kontrolných záznamov a platných faktúr, pričom súčasne archivuje všetky relevantné dokumenty,-ako sú požiadavky na obstarávanie, cenové ponuky a zmluvy,-na uchovávanie-evidencií.